Implementación de la gestión documental para el proceso de crédito en COMULSEB

Resumen

La Cooperativa Multiservicios Barichara Ltda "COMULSEB" es una entidad sin ánimo de lucro fundada en 1965 que ha desempeñado un papel fundamental en la comunidad de Barichara. Durante décadas, ha ofrecido sus servicios, vinculando actividades de beneficio social como distribución de insumos agrícolas y apoyo a las labores del campo. Durante su trayectoria ha enfrentado significativos problemas en su gestión documental, ha acumulado documentos físicos a lo largo del tiempo sin contar con los instrumentos archivísticos necesarios ni directrices claras, situación que ha llevado a la saturación del espacio de almacenamiento tradicional y la necesidad de buscar otros espacios para archivar. La entidad ha ejecutado labores archivísticas de manera empírica en sus agencias, lo que ha resultado en la creación de múltiples carpetas por asociado y la ausencia de un proceso formal para la retención, clasificación y eliminación de documentos. Esta descentralización del archivo ha causado demoras en la gestión documental y la atención al asociado dificultando la organización y custodia de todos sus archivos, en busca de resolver dicha problemática se ha implementado un sistema de gestión documental con apoyo tecnológico, buscando mejorar la organización de documentos y reducir el impacto ecológico, los resultados han sido positivos, evidenciando mejora en la gestión de documentos, mayor eficacia en cada agencia y un acceso más ágil a la información. La implementación de este programa respaldado por tecnología contribuye significativamente a optimizar el flujo de documentos y garantizar su disponibilidad y uso adecuado en la cooperativa.